如何利用 Lotus Notes 提高工作效率

　利用 Notes 更好的管理您的日常邮件

邮件是我们每天工作必不可少的工具，掌握 Notes 邮件使用技巧可以帮助您高效地的得到关键的邮件信息，有目的的进行邮件处理。

设置邮件规则

打开邮件数据库，如 图 1，选择 More - Mail Rules。然后点击 New Rule，如 图 2，您可以在这里设置各种规则来管理邮件。根据发送者、标题、重要程度等做相应的处理，把不同的邮件放到不同的文件夹，对不需要的邮件也可以直接过滤成垃圾邮件。

图 1. 设置邮件规则（查看大图）

图 2. 新建邮件规则（查看大图）

设置重要邮件提醒

打开 File-Preference-Mail( 如 图 3)，可以给您关心的人发送的邮件设置背景和字体颜色。这样只要这些人发送的邮件，就能很容易的被注意到了。

图 3. 设置邮件背景和字体颜色（查看大图）

备份邮件

当邮件容量超过指定的邮件服务器的容量时，会受到警告信息。选择 Archive-Settings 可以设置邮件备份的规则，把邮箱里的部分邮件转移到本地的另一个指定文件夹（如 图 4）。当您需要做邮件备份的时候，就可以选定一条规则进行备份。您也可以在 Archive-Settings 里设置 schedule 来定时启动备份操作。对于备份好的邮件，可以在视图 Archive 下面方便的找到您备份的这部分邮件。

图 4. 备份邮件（查看大图）

设置邮件回执

如果对某些重要邮件，您很想确认对方是否收到邮件。可以在新建一封邮件的时候，点击"Delivery Options"，在这里勾上"Return receipt"。这样如果对方收了邮件，您就可以收到一封回执。

图 5. 设置邮件回执（查看大图）

设置 Out of Office

当您休假的时候您可以在邮件里设置 Out of Office。这样在您休假的这段时间里，您的邮箱就会自动给发信的人回复"Out of Office"的信息，以免耽误重要事宜。

图 6. 设置 Out of Office（查看大图）

保存 Stationery

如果您需要经常发一封标题、格式、收件人都基本不变的邮件，您可以利用 Notes 的 Save as Stationery 功能。新建一封邮件，输入您所需的信息、收件人、标题、邮件内容等等 ，选择"More-Save as Stationery"（如 图 7）。这样以后如果再要发送内容相似的邮件，就可以去邮箱的 Tools-Stationery（如 图 8）找到保存的信件，基于这个模板，稍作修改就可以发送了，而不必要再去找回原来的邮件拷贝和粘贴了。

图 7. Save as Stationery（查看大图）

图 8. Tools-Stationery（查看大图）

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利用 Notes 更好的管理文档数据库

Notes 提供了强大的文档数据库的功能，巧用 Notes 来便捷的管理数据资料能够大大提高工作效率。

创建 Bookmark

通过创建 Bookmark，可以把您经常用到的文档和数据库添加到 Favourite bookmark 或者其他 Bookmark 里，便于查找（图 9）。

图 9. 创建 Bookmark（查看大图）

快速查找 Workspace 里的数据库

*** 一：通过建立多个 workspace 页面来分类管理不用的工作，例如 work,、study、test... 把相关的一些数据库放在一个页面去，可以便于查找数据库（如 图 10）。

图 10. 设置 workspace 页面

*** 二：当 workspace 里有很多数据库的时候，可以通过在 OpenList 里输入您要查找的数据库的关键字，这样就会在 OpenList 里把所有含有这个关键字的数据库都列出来（如 图 11）。

图 11. 在 OpenList 里查找数据库

*** 三：在 workspace 页面上通过 Ctrl+F 来搜索关键字也可以查找数据库，Ctrl+F 不局限于 workspace 的当前页，而是会遍历 workspace 上的所有数据库名。

创建私有试图

有时候一个数据库里现有的视图满足不了您的需求。您可以在 Create 菜单里，通过创建私有视图来定制您想要的视图。比较简单的做法是基于现有的一个视图拷贝它的设计，点击"Save and Customize"（图 12）。然后在 Design 界面上根据自己的需要定义选择条件，增加列或者调整列。这种简单的私有视图的设计，不需要熟悉 Lotus 脚本语言就能够很方便的 *** 。对于高级用户，还可以通过公式以及 Lotus 脚本语言来创建所需视图。

图 12. 创建私有试图

Replication

当我们在家办公的时候，经常会觉得打开一个数据库或文档的速度非常慢。对于这种情况，我们可以把常用的数据库通过 Replication 复制到本地，打开 File - Replication - New Replicate，得到 图 13 的对话框。这样在 *** 不好或者断网的情况下，我们可以先在本地的数据库里工作，等到连上网了再把本地的数据复制到服务器上。在做 replication 的时候还可以有很多设置，比如可以选择单向复制，只复制某一些视图或文档以减小空间，点击对话框的“More Settings”就进入到了配置页面（如 图 14）。

图 13. 创建一个 Replication

图 14. Replication 设置

Homepage

设置好 Homepage 也可以给工作带来方便。Notes 默认的 Homepage 上只是提供了 Mail/Calendar/Contacts 等几个启动键。如 图 15 所示。点击“Click here for Home Page options”旁边的这个箭头就可以看到一个下拉单，在这个下拉单里提供了多种 Homepage 的样式。在这里比较常用的一种是"My work"（如 图 16）。您可以把您经常用到的数据库都设置在 My work Homepage 上，比如邮箱、日历、Teamroom、甚至网页，等等。点击 My work Homepage 右上角的“Edit this page（图 17）”，就会出现对话框“Page Options”，在这里您就可以在“My Work”这个模版下设计您想要的 Homepage。图 18 就是设置好的一种 My work Homepage ，这样您大部分的工作都可以在 Home Page 上完成了。当然您也可以不依赖于已存的这些模版，建立一个新的 Home Page 完全根据您自己的想法来设计 Home Page。

图 15. Notes 默认的 Homepage

图 16. 选择 Homepage（查看大图）

图 17. 设置 Homepage（查看大图）

图 18. My work Homepage（查看大图）

共享 Domino 服务器的连接信息

打开 Contacts 数据库，选择 Advanced-Connections， 通过 File Import/Export 就可以共享 Domino 服务器的连接信息。对于新来的员工，老员工往往会把他的连接信息导出到一个文件，新员工只要 Import 这个文件就可以得到相关的服务器的连接信息。如果您有多台电脑，也可以通过这个 *** 来复制连接信息。

图 19. 导入导出连接（查看大图）

用 Ctrl 来切换视图

当您选中一篇文档，按住 ctrl 键，再切换视图 ( 比如从 By Author 切换到 By Category)，切换后的视图焦点还会在您选中的文档上。比较 图 20 和 图 21，可以看到切换前后，视图焦点一直在“test3”这篇文档上。

图 20. 用 Ctrl 来切换视图——切换前的视图（查看大图）

图 21. 用 Ctrl 来切换视图——切换后的视图（查看大图）

数据库压缩

很多人可能有这个苦恼，明明已经将自己的邮件数据库清除干净了，系统还是提示没有足够的空间。这是由于 lotus 数据库是典型的文档型数据库，长期使用后会占用较大硬盘空间，为此我们需要经常对数据库进行压缩。常用的压缩 *** 是用鼠标点击 File-Application-Properties（图 22），点击对话框中的第二个属性按钮，并单击"Compact"按钮就可以完成。大家可以看一下自己的数据库属性，如果使用率低于 70% 就可以压缩了。这里的“%used”的意思是在您现有数据库空间有多少被利用，而不是全部空间您利用了多少，所以这里的百分比是越高越好，不是越低越好。

图 22. 数据库压缩（查看大图）

利用 Notes 的托拽功能

Notes 一直支持文档和数据库链接的托拽，从 85 开始又支持了文本域以及 Name 域的托拽，利用托拽可以方便的将 sametime 联系人托动到收件人列表中，也可以把收发件人通过托拽加入 sametime 联系人列表中（图 23）。

图 23. 托拽 samtime 联系人作为收件人（查看大图）

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巧用 Preferences 设置

打开 File - Preferences，可以看到有很多功能都可以在这里设置。

设置 Basic Notes Client Configuration

1）设置 Auto Save

在 Basic Notes Clientconfiguration 页面上，勾上 AutoSave 这一项。Notes 就会每隔一定时间自动保存文档，这样就可以避免在编辑文档时候 Notes 意外退出，而丢失未保存的数据。

图 24. Basic Notes Client Configuration- AutoSave

2) 给选定的邮件设上标记

勾上"Show check marks in margin for selected documents"，如 图 24 所示。这样用空格选定的邮件，就会标记上“√”，可以非常方便的选择多个邮件。如 图 25。

图 25. 标记邮件

设置 Windows and Themes

1 ) 使用 Group documents 模式

如果打开的文档和数据库太多，可以选择用 Group documents 模式将同一个数据库的文档归为一个 tab（如 图 26）。

图 26. Windows and Themes（查看大图）

2）继承操作系统的主题

如果您希望 Notes 也能拥有操作系统里个性的外表，可以改变 Theme 一项，设置成 Operation System Theme。这样就可以根据个人喜爱给 Notes 换上华丽的外表，可以是绿色，蓝色，粉色，.. 这个功能是 Notes 在 8.5 版本中新加的一个功能，在这里建议大家给操作系统和 Notes 换上绿色的皮肤，有助于缓解视疲劳。图 27 就是设置了“Group document”模式以及继承操作系统外表后的 Notes。

图 27 Windows and Themes（查看大图）

设置 Fonts and Colors

在 Fonts and Colors 一页里，可以设置字体大小，比如把字体设得更大一些，让人看得更舒服一点。也可以设置未读邮件的字体和颜色。默认的设置当中，未读邮件是以加粗的黑体颜色来显示，如果有人觉得这样看着不显著，在这里可以把未读邮件设成红色以引起注意。这两个功能也是 Notes 85 的新功能。

图 28. Fonts and Colors

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巧用 Notes 快捷键

Notes 中有很多方便使用但可能被人忽略的快捷键，在这里着重列举一些。

Ctrl+Arrow

在一个表格中选中一行或者多行，按住 Ctrl 键，再按 Arrow 的向上或者向下键就可以方便的移动表格中行的顺序。

Tab

如果您想在一个数据库视图中快速的浏览未读的文档，只需按 Tab 键就可以跳到下一个未读文档上。

Alt+Enter

Alt+Enter 用来调用数据库 / 文档 / 文本等的属性。

Insert

Insert 键用来改变文档的未读 / 已读状态。

F2

F2 和 Shift+F2 是分别用来增大和减小字体。

F8

F8 和 Shift+F8 分别用来增进和缩减段落。

F9

F9 不仅可以用来刷新视图，在最新的 Notes 里还可以用 F9 来刷新文档。

Ctrl+F8

当您的 Notes 打开很多窗口的时候，按 Ctrl+F8 可以方便的切换 Tab。

Ctrl+Shift+L

Ctrl+Shift+L 可以得到大部分的快捷键 (图 29) 。

图 29. 列举快捷键（查看大图）

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常见问题列表

为什么我不能删除表格中的行或列？

当表格中有合并的单元格时，删除行或者列就会出错，这个时候需要先拆分一下单元格再做删除操作。单击鼠标右键，选择 Split Cell。

在使用过程中，当 Notes 异常退出时，如何才能再次运行 Notes ？

杀死 Notes 相关的进程。

Notes 在 Windows,Linux 和 MAC 平台上分别有如下主要进程：

Windows: notes2.exe, nlnotes.exe, ntaskldr.exe, nsd.exe

Linux: notes2, lnotes , taskldr, fileret, nsd.sh, nsdexec, watchscreensave ,sametime_idlemo

MAC: Notes, note *** m

为什么有些菜单我找不着？

检查一下 View-Advanced Menu 是否已经勾上。

图 30. Advanced Menu（查看大图）

为什么我给一个邮件组回复邮件的时候会发不出去？

因为你回复的这个邮件组是在服务器的 names.nsf 上，你需要把这个邮件组的地址信息拷贝到本地的 names.nsf 上才能使用。

我要在另外一个台机器上重装 Notes，哪些重要数据需要保存呢？

需要保存以下数据：

文件 目录 用途

bookmark.nsf Notes\Data 保存 bookmark 和 Home Page 的数据

desktop8.ndk Notes\Data 保存 workspace 里的所有数据

names.nsf Notes\Data 保存联系人， *** 连接以及位置信息

notes.ini Notes\ 保存 Preference 的设置

user.dic Notes\Data 用户自定义的字典

id Notes\Data 您的 id，有 id 才能使用 Notes

另外，如果您自己创建的数据库包括备份邮件以及 replication 的数据库也放在了 Notes\Data 下面，也要记得保存一下。但是通常我们建议那些数据库存不要存放在 C 盘。

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结束语

本文主要从邮件管理、文档数据库管理、Preference 设置以及快捷键使用这几个方面来介绍 Notes 中一些常用的功能和小技巧，以帮助您提高工作效率。Notes 功能强大，本文涉及之处非常有限，希望有更多的人一起来挖掘和分享 Notes 的使用技巧。

如何学习 autohotkey

AutoHotkey是一个神奇的工具。为了便于新人上手，xbeta写了此篇最最傻瓜的0级入门教程。

1 何为AutoHotkey

AutoHotkey是一个小工具软件，可以简化你的重复性工作。

比如要登录某论坛，你只要按一个键，AutoHotkey就会替你：打开浏览器、输入网址、输入用户名和密码、回车，完成登录过程。

只要有想像力，AutoHotkey可以完成更多工作，参见 AutoHotkey，让win+run如虎添翼，及更多文章。

2 下载及安装

软件名称： AutoHotkey

软件版本： 1.0.96.00

软件大小： 2.5MB

软件授权： 免费、开源

适用平台： Windows 98-Win7

下载地址：点击这里下载

安装：按提示操作即可。我习惯上装在 d:\program files\AutoHotkey

第1屏是欢迎；点Next。

第2屏是版权声明；点I Agree。

第3屏是版本选择，可根据操作系统、需求，选择合适版本。比如我在WinXP下选择了 Unicode（32-bit）。

第4屏是安装内容：如下图。建议全部选中。

接下来是安装目录、开始菜单设置、安装过程。

最后，是安装成功提示：是否看帮助文件。AutoHotkey的帮助文件，写得很细。有耐心的就认真拜读，想成高手的必须要研读。（更多中文译本见这里）

3 应用例1：提示与访问网页

创建脚本文件

如下图，打开你的文本编辑器（notepad、或gVIM），新建一个文件，把下两行内容复制进去。

msgbox, 这是我的之一个AutoHotkey脚本 `n 我既关注效率，也尊重版权

run, http。/xbeta。info/autohotkey-guide.htm

先任意保存到一个地方（比如桌面），文件名任意（比如 new.ahk）

注意：①文件名后辍必须为ahk；②保存格式必须选为 UTF-8！。

运行脚本文件

这时，双击new.ahk看到效果了：

先弹出如下提醒

你点击“确定”按钮后，就会启动浏览器，打开本文网址。

原理解释：

所谓脚本，其实就是一个txt文件。它由用户编写，由AutoHotkey来执行。

第1句：msgbox是一个命令（或称为函数），AutoHotkey见到它，就知道要弹出一个消息窗口了。后面的文字是参数，在这一命令中，就是弹出消息的文字。其中的`n表示换行。中间用半角逗号分隔。

第2句：类似，函数是run，就是运行。后面的参数就是本文的url。也就是说，AutoHotkey的run功能，可以运行程序，也可以打开文档（如 d:\freeware-list.txt），也可以打开网址。

4 应用例2：缩写

将下面的语句保存为 new2.ahk （提醒 UTF-8 编码）：

::test1:: 善用佳软。ひらがな 平仮名；カタカナ 片仮名。Korean/한국어/조선말。

运行后，在任何能正常显示 unicode 字符的程序中（比如浏览器的地址栏、MS Word），键入 test1后，再加空格、或tab、或回车，就可以触发缩写，“善用佳软……”内容就上屏了。

通过这一例子，可以看到 AutoHotkey 实现常用短语（地址、邮箱、密码、网址、签名）的缩写非常方便。

关于缩写功能，还有人用 AutoHotkey 开发过一款专门用于缩写功能的Texter呢，详见这里。

5 自动登录网站

将下面的语句保存为 new3.ahk （提醒 UTF-8 编码）：

#1::

run,

WinWaitActive, 网易 ;;等待网页加载成功（至少title显示出来）

sleep, 1000 ;;保险起见，再等1秒（视网速而定）

send, user-id{tab}password{enter};;模拟键入用户名、密码、回车

return

运行脚本……但没有反应？没错，这是因为脚本中为相应命令定义了热键。#1表示Win+1键。

按下Win+1键，脚本会自动打开163信箱、输入用户名、密码，完成登录。

注意：本例有实际执行中有可能不成功。因为邮箱登录页面可能已经保存了用户名，甚至也保存了密码，导致初始输入焦点不准确。笔者实际在用的例子是登录Lotus Notes客户端，并输入密码。代码如下：

#n::

run, "c:\Program Files\lotus\notes\nlnotes.exe"

winwait,,输入口令

sendinput, mypassword{enter}

return

6 后记

作为0级入门教程，就写到这里吧。只要大家边读、边动手实践，就不难从这些例子中发现 AutoHotkey 的神奇作用。

如要再进步发掘 AutoHotkey 的魔力，可以：

（1）阅读官方帮助文档。

（2）参见笔者使用AutoHotkey的更多实例，AutoHotkey｜win run加它更方便，AutoIT3 vs AutoHotkey，AutoHotkey调用Irfanview把24位真彩图片优化到实际色深等。

（3）目前最全面的AutoHotkey学习资料，由 amnesiac 整理：AutoHotkey 学习指南

hotString 别名:

AutoHotKey 称之为hotStrings ,我叫它别名，叫缩写也可以

比如下面的几个例子

以之一个

::btw::by the way

为例 不论在什么地方，当你输入btw然后回车或空格或TAB之后，它会自动扩展为后

面的字符串by the way剩下的几个是公司几个同事的Ip地址，我访问他们的共享文件

时，只需要输入前面几个字母就可以了，而不用输入难记的IP.

::btw::by the way

::liuxjs::\\172.20.68.32

::lihts::\\172.20.68.55

::wanglins::\\172.20.68.51

::wangls::\\172.20.68.51

::kanban::

简单的键绑定

"#" 表示Windows键

"^" 表示Cntrl键

"!" 表示Alt,

"+" 表示Shift键。

详细内容看官网hotkey

Ctrl+鼠标中键关闭窗口,

^MButton::

SendInput {Alt Down}{F4}{Alt Up}

Return

你不必把鼠标移动到窗口右上方的关闭按钮，按下鼠标后然后鼠标中键点选窗口，就会

关闭当前窗口。

原理很简单，就是简单的模拟你按下Alt+F4,的操作，其实不必像上面那么复杂

^MButton::

SendInput !{F4}

Return

例如：我想让

Win+Esc 关闭当前窗口：

;;我习惯于Win+Esc 关闭窗口,而不是Alt+F4

#Esc::Send !{F4}

Send 和SendInput ,都是模拟用户按下键盘的函数

进行按键绑定 ,一般是“按键名称”后跟两个冒号，然后是你要进行的操作

如果只有一句，写在同一行，可以不写"return" ，否则得写return 表示到此结束。

在资源管理器中，一键显隐隐藏文件

;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;

;;在资源管理器中，在隐与不隐间切换（隐藏文件）

;;主要通过修改注册表

(这一个在Xp下有用，在其他版的可能无用,这个功能网上流传的很广泛)

这里只是定义一个函数，将它与按键绑定即可。

toggle_hide_file_in_explore(){

;------------------------------------------------------------------------

; Show hidden folders and files in Windows XP

;------------------------------------------------------------------------

; User Key: [HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\Advanced]

; Value Name: Hidden

; Data Type: REG_DWORD (DWORD Value)

; Value Data: (1 = show hidden, 2 = do not show)

RegRead, ShowHidden_Status, HKEY_CURRENT_USER, Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\Advanced, Hidden

if ShowHidden_Status = 2

RegWrite, REG_DWORD, HKEY_CURRENT_USER, Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\Advanced, Hidden, 1

Else

RegWrite, REG_DWORD, HKEY_CURRENT_USER, Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\Advanced, Hidden, 2

WinGetClass, CabinetWClass

PostMessage, 0x111, 28931,,, A

Return

}

比如把上面的函数绑定为 Ctrl+Alt+h

^!h::toggle_hide_file_in_explore()

但是，上面有一个问题，如果当前窗口不是资源管理器，它依然会调用这个函数，虽

然不会造成什么恶果，但是原本这个程序的Ctrl+alt+h 也绑定了一个功能的话，

这个功能就没法被调用到了，因为它被AutoHotKey 拦截到了。解决办法就是只在资源

管理器中启用这个键绑定。

代码如下

SetTitleMatchMode Regex ;可以使用正则表达式对标题进行匹配

#IfWinActive ahk_class ExploreWClass|CabinetWClass

^!h::toggle_hide_file_in_explore()

#IfWinActive

表示如果当前激活的窗口是"我的电脑"或者"我的文档"的话，就进行下面的操作。如

果不是，就不进行。#IfWinActive是一个结束标志，跟

#IfWinActive ahkclass ExploreWClass|CabinetWClass 相对应。

IfWinActive/IfWinExists 内容在这。 它是判断“符合某些条件”的“窗口”是否存有的一个

函数。它可以通过窗口标题是否含有特定的字符串，来判断。

如果你用的是英文版的Windows 的话，

IfWinExist Untitled - Notepad

^h::Send , hello

#IfWinActive

这段代码 当你在新打开的记事本（也就是标题正好是“Untitled - Notepad”的窗

口，不能多一个字也不能少一个字）按Ctrl+h ,的时候，会在其中插入"hello"这个单

词。依照正常人的思维，在中文系统里，相应的代码是

IfWinExist 无标题 - 记事本

^h::Send , hello

#IfWinActive

但是，AutoHotKey 对中文虽然支持，但支持的并不好。比如这个地方，中文就不好用。

刚才，进行窗口标题匹配的时候，要求整个标题必须完全匹配。，也可以做到只匹配

标题的一部分，

通过这个命令SetTitleMatchMode 事先进行设置

比如:

SetTitleMatchMode 2

; OR:

SetTitleMatchMode RegEx

可以有 1 2 3 Fast Slow ,RegEx ,六种值

•1: 表示前端匹配，

•2: 表示部分匹配

•3: 表示完全匹配

•RegEx:表示使用正则表达式进行匹配

SetTitleMatchMode 2

IfWinExist Notepad

^h::Send , hello

#IfWinActive

这个只需要标题中含有Notepad这几个字就可以。

一个窗口，除了可以用标题进行匹配之外，还可以用窗口所具有的其他属性来匹配

比如window ID ,Window Class ,进程ID. 最常用的一个就是Window Class

但是怎样知道一个窗口的window class 是什么呢? AutoHotkey 提供了一个工具

“Window Spy”,运行这个工具，然后用鼠标点选目标窗口，就会出现这个窗口的一些

可用信息。包括window class .

比如这张图是鼠标点选“我的电脑”中地址栏后 的探测结果

红色的圈起来的是“我的电脑 ”的window class .

#IfWinActive ahk_class ExploreWClass

只在"我的电脑"中起作用的代码写在这里

#IfWinActive

SetTitleMatchMode Regex ;可以使用正则表达式对标题进行匹配

#IfWinActive ahk_class ExploreWClass|CabinetWClass

在"我的电脑" 有“我的文档” 中起作用的代码写在这里

#IfWinActive